Tak Of Front Office I

JOB DESK RECPTIONIST  http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist

1.Menyambut setiap tamu tamu hotel dengan ramah

2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut

3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel

4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel

5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out

6. Data entry akan informasi tamu hotel

7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll

8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik 

9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta profesional

10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan

11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan

12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba,

 receptionist bisa juga bertugas :- Sebagai petugas keamanan di malam hari

- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari

- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service

- Menjadi bellboy

- Mengaudit guest ledger

 - Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)

- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari

- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel

- Mengurus pemesanan hotel di malam hari

- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)

- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari  - Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari- Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamuatau escort girl, dll)Biasa night auding dibantu dengan penggunaan program komputer berupa sistem managemen propertihotel, tergantung akan kebutuhan hotel

SUMBER : http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist

JOB DESK RECEPTIONS

1. Menyambut tamu tiba
2. Memproses pendaftaran tamu
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu
4. Menangani kunci kamar tamu
5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel .

SUMBER : http://smipusi.blogspot.com/

TASK OF MANAGEMENT

Definition of Strategic Planning

Corporate strategic planning is a long-term plans that are
thorough, giving formula to which companies are directed, and
how resources are allocated to achieve the objectives for the period
specified in a variety of possible circumstances.
Strategic Planning (Strategic Plans) is also a selection process
organizational goals, determining strategies, policies, programs
strategies needed for such purposes.

Definition of operational planning
Operational planning is the planning that focuses on current operations (short term) and especially with respect to the goal of achieving efficiency.
In conducting operational planning will be needed given steps. These steps are the procedures to be followed in any planning, without which the procedure is then less than perfect plan.

SCOPE
v Environment
Enterprise environment that is both external and internal.Baik the firm's employees and corporate customers.

v company's internal state
That is the situation in the company either forward or corporate retreat.

v Forecasting
That prediction about the state of the company in the future.

TUGAS FRONT OFFICE

istilah-istilah reservasi
P/A : Personal account, Yaitu pembayaran kontan oleh tamu yang bersangkutan
C/A : Company account, Yaitu pembayaran ditanggung oleh suatu kantor agen perjalanan
R/O : Room Only, Yaitu pembayaran yang ditanggung kamarnya saja
R/M : Room and Meals, Yaitu pembayaran yang di tanggung dengan sewa kamar dan biaya makan
XX : Cancelled, Yaitu pemesanan kamar yang di batalkan
Deposit : Pemnbayaran dilakukan oleh tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu dalam jumlah tertentu sebagai uang muka
Walk In Guest : Tamu yang menginap di hotel tanpa memesan kamar terlebih dahulu atau yang datang langsung ke hotel
Closed : Persediaan kamar sudah habis dan tidak melayani pemesanan kamar
On Request : Pencatatan pesanan kamar sementara menunggu adanya kamar kosong
Open : Persediaan kamar masih ada dan setiap pemesanan bisa di terima
Fully booked : Kamar hotel yang telah penuh pesanan karena telah di pesan atau sudah di

huni tamu

http://muhammadagy.blogspot.com/2011/03/istilah-dalam-pemesanan-kamar.html

SOP pemesanan kamar

d. Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:

a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip

http://smipusi.blogspot.com

contoh surat pemesanan kamar

surat reservasi

To           :               Janetta  Hotel

Cc           :              

Subject :               Reserve room

I’m Erina from Jaya Travel, I would like a reserve room in your hotel for our client for 3 nights start in 10 November 2011 until 13 November 2011 . her name is Mss.Berliana she is from Krakatau steel. We would like a Superior room and please give a newspaper everyday . The pay of room will be pay by our company and the other will be pay by guest . And you can call me if there is a question at 0856666555.

Thank you.